Das kennst du bestimmt: Als Unternehmer erhältst du selbst immer wieder fehlerhafte Rechnungen. Vielleicht wurde dein Unternehmensname nicht richtig geschrieben? Oder das Rechnungsdatum ist falsch?
In dem Fall kannst du natürlich eine Rechnungskorrektur einfordern. Schreibst du selbst eine Rechnung, solltest du natürlich bereits im Vorfeld darauf achten, dass deine Rechnung korrekt ist – und wissen, was auf einer Rechnung stehen muss.
Was passiert bei Fehlern in der Rechnungsvorlage?
Enthält deine Rechnungsvorlage Fehler, kann dein Kunde im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug daraus nicht geltend machen.
Setzt du die Umsatzsteuer zu hoch an, musst du sie in der angegebenen Höhe an das Finanzamt abführen – du zahlst also zu viel.
Alle diese Fehler lassen sich nachträglich korrigieren, es ist aber sehr aufwendig.
Rechnungsvorlage: Die 7 häufigsten Fehler
Damit du gar nicht erst in Verlegenheit kommst, Rechnungen mühsam zu stornieren oder nachträglich noch zu korrigieren, solltest du die 7 häufigsten Fehler unbedingt vermeiden:
Falsche Unternehmensdaten
Vor allem bei den Kundendaten in einer Rechnung schleichen sich häufig Fehler ein. Tipp: Sieh bei Geschäftskunden zur Sicherheit immer auf der Website im Impressum nach. Hier ist die korrekte Unternehmensanschrift angegeben.
Achtung: Auch dein eigener Unternehmensname muss korrekt angeführt sein. Bist du Einzelunternehmer? Dann besteht dein Unternehmensname aus deinem Vor-, und Zunamen sowie einem eventuellen Zusatz.
Bei einem Rechnungsprogramm wie Debitoor ist die Fehlerquelle hier minimiert. Deine Kundendaten musst du nur einmal anlegen - bei jeder neuen Rechnung fügst du die Daten dann einfach über ein Dropdown-Menü hinzu.
Falsche Rechnungsnummer
Eine weitere beliebte Fehlerquelle: Die Rechnungsnummer. Wer eine Rechnungsvorlage für Word oder Excel nutzt, muss die Rechnungsnummer jedes Mal manuell einfügen – und da passiert es häufig, dass Rechnungsnummern doppelt vergeben werden oder die Nummerierung nicht durchgehend ist.
Nutzt du die Rechnungsvorlage eines Rechnungsprogramms, passiert dir das nicht. Hier erfolgt die Nummerierung automatisch.
Fehlendes Leistungsdatum
Hoppla: Kein Leistungsdatum angegeben? Das passiert immer wieder – weil Rechnungsdatum und Leistungsdatum/Lieferdatum in vielen Fällen identisch sind und daher kaum ein Gedanke mehr darauf verwendet wird.
Im Rechnungsprogramm Debitoor kannst du das Leistungsdatum im Hinweisfeld anführen – oder du vermerkst standardmäßig den Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Dann wird dieser Hinweis in deine Rechnungsvorlage übernommen.
Fehlende, unberechtigte oder falsche Umsatzsteuer
Auch bei der Umsatzsteuer schleichen sich oft Fehler ein. Gerne wird beispielsweise der falsche Umsatzsteuersatz angegeben – so bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.
Das unberechtigte Ausweisen von Umsatzsteuer – beispielsweise als Kleinunternehmer – ist ebenfalls eine Fehlerquelle. In dem Fall muss der Kleinunternehmer die ausgewiesene Umsatzsteuer auch abführen.
All das kann dir mit einem Rechnungsprogramm nicht passieren. Hier sorgt das Programm dafür, dass du immer die korrekte Umsatzsteuer in deiner Rechnungsvorlage anführst.
Fehlerhafte Preisangaben
Ist dir das vielleicht schon einmal passiert? Preise falsch in deine Rechnungsvorlage eingetippt? Oder Nettobetrag vergessen anzugeben? Wichtig ist, dass deine Rechnungsvorlage folgende Preisangaben beinhaltet:
- Nettobetrag
- Umsatzsteuersatz
- Umsatzsteuerbetrag
- Bruttobetrag
Nutzt du ein Rechnungsprogramm, werden alle diese Beträge automatisch kalkuliert. Du kannst dich also nicht vertippen oder versehentlich auf eine der Angaben vergessen.
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