Englisch ist die dominierende Sprache im internationalen Handel. Das ist wahrscheinlich nichts Neues für dich. Und gerade deshalb ist es wichtig, zu wissen, beim Rechnung schreiben auf Englisch darauf zu achten, dass die Rechnung alle relevanten Angaben und keine Fehler enthält.
Am besten ist es, du nutzt dafür eine professionelle Musterrechnung auf Englisch.
Warum sollte ich eine Musterrechnung auf Englisch nutzen?
Die Antwort auf diese Frage ist nicht schwer:
- Deine Rechnung ist auch für fremdsprachige Kunden verständlich
- Deine Rechnung beinhaltet alle wichtigen Rechnungsangaben
- Du gehst sicher, dass deine Rechnung auch grammatikalisch einwandfrei ist
Eine Musterrechnung auf Englisch erleichtert dir also das Rechnung schreiben um ein Vielfaches.
Pflichtangaben deiner Musterrechnung auf Englisch
Deine Musterrechnung auf Englisch folgt denselben Prinzipien und Vorgaben wie eine Musterrechnung auf Deutsch. Zu den Pflichtangaben auf der Musterrechnung zählen:
1. Personal information
In die Kopfzeile deiner Musterrechnung gehört deine personal information, also dein Unternehmensname und deine Anschrift.
2. Customer information
Zusätzlich zu deinen persönlichen Daten müssen Unternehmensname und Anschrift deines Kunden in der Kopfzeile enthalten sein.
3. VAT number / EU VAT number
Beim Rechnung schreiben musst du auch deine Steuernummer (VAT number) angeben. Ist der Unternehmenssitz deines Kunden im Ausland, musst du stattdessen deine Umsatzsteuer-ID (EU VAT number) angeben.
4. Invoice number
Ebenfalls mit auf deine Musterrechnung gehört eine einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer.
5. Invoice date
Das Rechnungsdatum ist der Zeitpunkt, an dem Unternehmer wie du ihre Rechnung schreiben.
6. Delivery date
Das Leistungs-, oder Lieferdatum ist hingegen der Zeitpunkt, an dem du die Leistung oder Lieferung durchgeführt hast. Es kann, muss aber nicht identisch mit dem Rechnungsdatum sein.
7. Product description
Natürlich musst du auf deiner Rechnung auch eine Leistungs-, oder Produktbeschreibung anführen.
8. Product price
Der Produktpreis auf deiner Musterrechnung muss gegliedert sein in: Nettopreis (Subtotal without VAT), Umsatzsteuersatz und -betrag (VAT) und Bruttobetrag (Total ).
Mit diesen Angaben hast du alle notwendigen Pflichtangaben einer Musterrechnung auf Englisch erfüllt.
Die Umsatzsteuer auf einer Musterrechnung auf Englisch
Nutzt du eine Musterrechnung auf Englisch, bedeutet das meistens, dass dein Kunde im Ausland sitzt – also dass du deine Leistung oder dein Produkt exportierst.
Handelt es sich dabei um einen Kunden aus dem EU-Ausland, kannst du das Reverse-Charge Verfahren anwenden. In diesem Fall ist deine Rechnung umsatzsteuerfrei. Dein Kunde muss die Umsatzsteuer selbstständig an sein Finanzamt abführen.
Die Bedingungen zur Durchführung des Reverse-Charge Verfahrens sind:
- Du bist umsatzsteuerpflichtig, also Regelunternehmer
- Dein Kunde ist ebenfalls Regelunternehmer
- Dein Kunde hat seinen Unternehmenssitz im EU-Ausland
- Ihr seid beide im Besitz einer Umsatzsteuer-ID
Beim Rechnung schreiben musst du darauf achten, dass sowohl deine Umsatzsteuer-ID als auch die Umsatzsteuer-ID deines Kunden auf der Rechnung enthalten ist. Bist du Kleinunternehmer oder ist dein Kunde Kleinunternehmer bzw. eine Privatperson, kannst du das Reverse-Charge Verfahren nicht anwenden und musst deine Rechnung wie gewohnt schreiben.
Achtung: Hat dein Kunde seinen Unternehmenssitz in einem Drittland wie den USA oder China, gelten meist gesonderte Bestimmungen für die Rechnungsstellung.
